Il Problema
Identificazione anonima dei chiamanti
Senza un’integrazione dedicata, gli operatori ricevevano chiamate prive di contesto, dovendo chiedere ogni volta le generalità all’utente e allungando i tempi di attesa.
Gestione appuntamenti scollegata dal centralino
La piattaforma Webappointment e il centralino Wildix operavano come compartimenti distinti, costringendo il personale a consultare manualmente il software durante la conversazione telefonica.
Flusso informativo inefficiente tra le sedi
La mole di chiamate in arrivo sulle diverse sedi KVW non era ottimizzata, rendendo difficile mantenere uno standard di risposta rapido e uniforme su tutto il territorio.
La Soluzione
Unificazione Webappointment e Wildix
Abbiamo creato un collegamento diretto tra il software di gestione appuntamenti e il sistema di comunicazione Wildix, permettendo ai due applicativi di dialogare in tempo reale.
Verifica anagrafica istantanea
L’operatore sceglie chi rispondere in base all’urgenza, ottimizzando la gestione del flusso.Il sistema è stato configurato per riconoscere il numero del chiamante e verificarne immediatamente la presenza nel database di WebAppointment all’arrivo della telefonata.
Recupero automatico delle generalità
In caso di riscontro positivo, il software estrae i dati del cliente e restituisce il nominativo direttamente agli operatori, prima ancora che inizino la conversazione.
I Vantaggi
Accoglienza personalizzata
Conoscere il nome del cliente prima di rispondere migliora il servizio: l’operatore può accogliere l’utente in modo professionale, riducendo i tempi di attesa e migliorando la percezione del servizio.
Operatività senza interruzioni
L’automazione della ricerca anagrafica elimina la necessità di passare continuamente tra il telefono e il software di gestione appuntamenti per cercare i dati, rendendo il lavoro più fluido e meno stressante.
Dati certi e immediati
La verifica in tempo reale nell’anagrafica di WebAppointment garantisce che le informazioni visualizzate siano sempre aggiornate, azzerando gli errori di identificazione durante le ore di punta.
La nostra collaborazione con KVW
KVW, un’associazione altoatesina per i lavoratori, ha ottimizzato la gestione delle proprie sedi collegando il software WebAppointment al centralino Wildix. Grazie a questa integrazione, gli operatori identificano istantaneamente i clienti all’arrivo della chiamata, velocizzando la prenotazione degli appuntamenti e offrendo un servizio più fluido e personalizzato.
Gestione completa delle chiamate inbound